Ysgol Gyfun Gymraeg Bryn Tawe

GDPR - General Data Protection Regulations

Hunaniaeth a manylion cyswllt

Dyma'n cyfeiriad post:
YGG Bryn Tawe, Heol Gwyrosydd, Penlan, Abertawe SA5 7BU

Dyma gyfeiriad ein gwefan:
https://www.bryntawe.swansea.sch.uk/

Y Pennaeth neu Swyddog Diogelu Data'r ysgol sy'n delio â materion ynghylch sut ymdrinnir â data.

Fel awdurdod cyhoeddus, rhaid i ni gydymffurfio â'r holl ddeddfwriaeth berthnasol sy'n ymwneud â thrin data. Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (SCG) yw'r awdurdod goruchwylio yn y Deyrnas Unedig a sefydlwyd i sicrhau bod eich hawliau data'n cael eu cynnal.

Categorïau o ddata personol sydd gennym

'Prosesu' yw'r enw a roddir ar gael, cofnodi a thrin gwybodaeth bersonol.

Fel ysgol, mae'r rhan fwyaf o'r wybodaeth rydym yn ei chasglu'n ymwneud â'n disgyblion ond rydym hefyd yn cadw gwybodaeth allweddol sydd ei hangen am rieni/gwarcheidwaid ac aelodau staff.

Yn gyffredinol, gall ffeil ysgol gynnwys:-

• Data presenoldeb
• Cyflawniadau a chynnydd academaidd
• Ethnigrwydd
• Gwybodaeth am les a materion iechyd perthnasol (meddyginiaeth, alergeddau a salwch)
• Hawl i Brydau Ysgol am Ddim
• Manylion cyswllt rhieni a gwarcheidwaid
• Cofnodion cyfarfodydd sy'n ymwneud â'r plentyn
• Unrhyw ddatganiad o Angen Addysgol Arbennig ac adolygiadau AAA.
• Adroddiadau ac atgyfeiriadau i/gan asiantaethau eraill os ydynt yn berthnasol - er enghraifft y Gwasanaeth Troseddau Ieuenctid a'r Gwasanaethau Cymdeithasol

Bydd yr ysgol fel cyflogwr hefyd yn cadw ffeil bersonél ar gyfer yr holl staff, a bydd y ffeil hon fel arfer yn cynnwys:-

• Manylion cyswllt
• Manylion banc, Rhif Yswiriant Gwladol at ddibenion cyflogres
• Manylion unrhyw eirdaon neu wiriadau GDG lle bônt yn berthnasol
• Manylion trwydded yrru ac yswiriant/MOT cerbyd
• Manylion unrhyw gamau disgyblu
• Gwybodaeth am salwch a gwyliau blynyddol

Sut mae'r ysgol yn casglu ac yn defnyddio data personol

Mae gan yr ysgol gyfrifoldeb i ddarparu addysg dda i ddisgyblion, mewn amgylchedd diogel. Mae'n angenrheidiol i gasglu data personol i alluogi'r ysgol i roi addysg i ddisgyblion, i olrhain a monitro cynnydd academaidd ac i sicrhau bod y rhai â chyfrifoldeb rhieni'n cael gwybodaeth am gerrig milltir a chyflawniadau allweddol.

Rhoddir peth o'r wybodaeth i ni gan rieni/warcheidwaid a bydd peth yn cael ei chynhyrchu gennym ni pan fydd y disgybl yn ein hysgol.

Dyma rai enghreifftiau o sut rydym yn casglu eich data ac yn ei ddefnyddio:

• Darparu addysg:

  Rydym yn cynhyrchu ac yna'n dal yr adroddiadau am gynnydd disgybl a chanlyniadau arholiadau. Rydym yn cynhyrchu ac yn cadw data presenoldeb y gellir ei ddadansoddi i sicrhau bod plant yn mynd i'r ysgol yn rheolaidd ac yn cyrraedd yn brydlon. Bydd yr ysgol ar adegau'n defnyddio apiau a gwefannau addysgol gyda'r plant, y gwneir y cyfan dan oruchwyliaeth aelod o staff.

• Cynnal disgyblaeth ysgol a gwobrwyo ymddygiad cadarnhaol:

  Fel rhan o ffeil yr ysgol, byddwn yn creu cofnod ymddygiad a fyddai'n cynnwys pob achos arwyddocaol o dorri polisi disgyblaeth yr ysgol. Byddai hyn yn cynnwys unrhyw waharddiadau cyfnod penodol neu barhaol. Bydd ffeil yr ysgol hefyd yn cynnwys enghreifftiau o ragoriaeth a chyflawniadau.

• Cadw dysgwyr yn ddiogel a gwella lles:

  Efallai bydd achlysur pan fydd ysgol yn casglu dogfennaeth am les disgyblion. Mae'n ofyniad cyfreithiol i bob ysgol ddatblygu a gweithredu systemau diogelu a hybu lles y plant mae'n gofalu amdanynt. Gall hyn olygu dogfennu pryderon a derbyn gwybodaeth gan asiantaethau eraill megis y Gwasanaethau Cymdeithasol pan fydd ganddi bryder am blentyn. Mae monitro lles yn caniatáu i'r ysgol sicrhau bod y gwasanaethau a'r gefnogaeth orau bosib ar gael i'r disgybl a'i deulu.

  Mae camerâu teledu cylch cyfyng yn gweithredu ar dir yr ysgol hon hefyd. Diben y camerâu hyn yw cynnal disgyblaeth yn yr ysgol a chadw dysgwyr yn ddiogel.

• Rhoi'r diweddaraf i rieni a'u cynnwys ym mywyd yr ysgol:

  Rydym yn casglu manylion rhieni a gwarcheidwaid i sicrhau ein bod yn gallu rhoi gwybodaeth i chi am ddigwyddiadau a gweithgareddau'r ysgol.

• Galluogi gweinyddu effeithlon a lleihau'r angen i blant orfod cario arian:

  Rydym wedi mabwysiadu system olion bysedd fiometrig er mwyn prynu prydau ysgol y gall rhieni a disgyblion fanteisio arni. Mae mwy o wybodaeth am y system fiometrig a'r modd y mae'n gweithredu ar gael yma: Prif Swyddfa’r Ysgol 01792560600

• Recriwtio:

  Pan fydd unigolion yn cyflwyno cais i weithio i'r ysgol, byddwn yn defnyddio'r wybodaeth maent yn ei darparu i brosesu eu cais a monitro ystadegau cyfle cyfartal yn unig. Cedwir gwybodaeth bersonol am ymgeiswyr aflwyddiannus am 6 mis ar ôl cwblhau'r broses recriwtio, yna caiff ei dinistrio.

  U

  nwaith bydd person wedi dechrau gweithio i'r ysgol, rydym yn llunio ffeil bersonél ar gyfer ei gyflogaeth. Cedwir yr wybodaeth yn y ffeil hon yn ddiogel a chaiff ei defnyddio at ddibenion sy'n berthnasol i'r gyflogaeth honno'n unig.

Ffynhonnell Data Personol

Bydd y mwyafrif helaeth o ddata personol a ddelir gennym wedi'i gynhyrchu yn ystod cyfnod y disgybl yn yr ysgol, neu bydd wedi'i darparu'n uniongyrchol i ni gennych chi. Bydd adegau pan gesglir data personol amdanoch chi mewn ffyrdd eraill.

Bydd hyn yn cynnwys:

• Pan fydd asiantaethau partner yn rhannu gwybodaeth â ni er mwyn darparu gwasanaeth cysylltiedig i chi.
• Pan fyddwch yn symud i ardal ein hawdurdod lleol, gall data o'r ysgol neu'r awdurdod lleol blaenorol gael ei rannu.

Pobl rydym yn rhannu data â nhw

• Darpariaeth gwasanaethau:

  Gallwn rannu data ag eraill er mwyn darparu gwasanaeth y gofynnwyd amdano neu wasanaeth statudol. Gallai'r sefyllfa hon godi pan fyddwn yn defnyddio asiantaeth arall i gyflwyno gwasanaeth ar ein rhan neu pan fyddwn yn cydweithio ag asiantaethau eraill. Enghraifft o hyn yw pan fyddai gwybodaeth yn cael ei rhannu â'r awdurdod lleol er mwyn gallu asesu anghenion addysgol arbennig plentyn. Enghraifft arall fyddai darparu gwybodaeth yn dilyn cais gennych, er mwyn cyfrannu at asesiad Iechyd Meddwl Plant a Phobl Ifanc.

• Trosglwyddo gwybodaeth i ysgol/ awdurdod lleol arall:

  Gellir darparu gwybodaeth bersonol amdanoch chi hefyd i awdurdodau lleol neu ysgolion eraill. Un enghraifft fyddai lle rydych wedi symud o un ardal i un arall neu wedi dechrau mewn ysgol newydd Caiff ffeil yr ysgol ei throsglwyddo'n ddiogel i'r awdurdod lleol/ysgol newydd.

• Gwybodaeth am Iechyd

  Mewn rhai amgylchiadau, gallwn rannu gwybodaeth â gweithwyr proffesiynol y GIG sy'n darparu gwasanaethau i'n plant ysgol. Byddai hyn ar gyfer gwasanaethau megis brechiadau, darpariaeth ddeintyddol a gweithgareddau nyrsio ysgol.

  Gallwn gasglu gwybodaeth iechyd am aelodau staff pan ddarperir y fath wybodaeth fel rhan o'r polisi salwch/neu'n dilyn atgyfeiriadau i'r adran iechyd galwedigaethol.

• Trosglwyddo gwybodaeth a fynnir gan y gyfraith:

  Rydym hefyd yn rhannu gwybodaeth bersonol pan fydd yn rhaid i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith. Mae enghreifftiau'n cynnwys pan bydd hi'n ofynnol i ni yn ôl y gyfraith adrodd am faterion i Lywodraeth Cymru sydd wedyn yn ei thro yn cyhoeddi llawer o'r data mae'n ei derbyn: https://statscymru.llyw.cymru/catalogue/education-and-skills

  Enghraifft arall fyddai ein dyletswyddau i rannu gwybodaeth â'r gwasanaethau cymdeithasol pan fyddant yn cyflawni eu swyddogaethau amddiffynnol neu'r heddlu wrth gynnal eu hymchwiliadau.

Am ba hyd rydym yn cadw eich data

Ni chedwir data am gyfnod hwy nag sy'n angenrheidiol, ac mae'r ysgol yn dilyn canllawiau cyfreithiol ynghylch am ba hyd y cedwir gwybodaeth cyn iddi gael ei dinistrio.

Mae'r amserlen ar gyfer cadw data yn wahanol gan ddibynnu ar y math o ddata sydd dan sylw.

I weld ein hamserlen gadw lawn, ewch i'n gwefan lle caiff yr amserlen gadw ei chynnwys yn ein Polisi Diogelu Data.

Trosglwyddo y tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd

Nid ydym yn rhannu gwybodaeth bersonol y tu hwnt i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE) ac eithrio pan fydd disgybl yn symud i ysgol y tu allan i'r AEE. Anaml y bydd hyn yn digwydd, ond mae'n digwydd yn enwedig gyda phlant personél Lluoedd Arfog Prydain. Yn yr amgylchiad hwn, caiff ffeil yr ysgol ei throsglwyddo'n ddiogel i'r ysgol/awdurdod newydd fel y bo'n briodol.

Eich Hawliau Data

Cyn belled ag y mae'n gydnaws â gofynion cyfreithiol, mae gennych nifer o hawliau mewn perthynas â'ch data:

1. Yr hawl i gael gwybod. Rhaid i ni fod yn gwbl dryloyw gyda chi wrth ddarparu gwybodaeth 'mewn ffordd gryno, dryloyw, ddeallus a hygyrch' ac mewn iaith glir. Ein hysbysiad preifatrwydd yw un o'r ffyrdd rydym yn ceisio rhoi gwybod i chi sut mae eich data'n cael ei drin.
2. Yr hawl i gael mynediad. Mae gennych yr hawl i gael mynediad i'ch gwybodaeth bersonol. Mae gan rieni'r hawl hefyd i gael mynediad i gofnod addysgol y disgybl.
3. Yr hawl i gael cywiriad. Mae gennych yr hawl heb oedi i ofyn am gywiriad neu ddiweddariad i ddata personol sy'n anghywir.
4. Yr hawl i atal prosesu. Gallwch ofyn i atal prosesu pan fydd cywirdeb y data personol yn cael ei herio. Golyga hyn y gallwn storio data personol yn unig ac ni cheir ei brosesu ymhellach ac eithrio mewn amgylchiadau cyfyngedig.
5. Yr hawl i wrthwynebu. Gallwch wrthwynebu rhai mathau o brosesu megis marchnata uniongyrchol. Mae'r hawl i wrthwynebu hefyd yn berthnasol i fathau eraill o brosesu megis ymchwil wyddonol, hanesyddol neu ddibenion ystadegol (er y gellir parhau i brosesu am resymau sydd o fudd i'r cyhoedd).
6. Hawliau o ran gwneud penderfyniadau a phroffilio awtomataidd. Mae'r gyfraith yn eich diogelu yn erbyn y risg o wneud penderfyniad a allai fod yn niweidiol heb ymyriad dynol. Nid yw'r hawl hon yn berthnasol mewn rhai amgylchiadau fel pan fyddwch yn rhoi eich caniatâd clir.
7. Yr hawl i drosglwyddo data. Pan fydd data personol yn cael ei brosesu ar sail caniatâd a thrwy ddull awtomataidd, mae gennych yr hawl i'ch data personol gael ei drosglwyddo'n uniongyrchol o un rheolwr data i un arall pan fydd hyn yn dechnegol bosib.
8. Yr hawl i ddileu neu 'yr hawl i gael eich anghofio': gallwch ofyn i'ch data personol gael ei ddileu gan gynnwys: (i) pan na fydd y data personol yn angenrheidiol mwyach o ran y dibenion y'i casglwyd (ii) nid ydych yn rhoi eich caniatâd mwyach, neu (iii) rydych yn gwrthwynebu prosesu.

Mae'r Comisiynydd Gwybodaeth yn rheoleiddio trin data gan sefydliadau yn y DU ac yn gweithio i gynnal hawliau data dinasyddion. Mae'r wefan yn darparu mwy o wybodaeth am eich hawliau:

https://ico.org.uk/for-the-public/

Tynnu caniatâd yn ôl

Os ydych wedi rhoi caniatâd i ddarparu eich gwybodaeth bersonol i ni ac rydych wedi newid eich meddwl ac nid ydych am i'r ysgol gadw a phrosesu eich gwybodaeth mwyach, rhowch wybod i ni.

Os ydych yn cael unrhyw drafferth i dynnu'ch caniatâd yn ôl, cysylltwch â Swyddog Diogelu Data'r ysgol neu'r Pennaeth.

Gwneud Penderfyniadau a Phroffilio Awtomataidd

Nid yw'r ysgol yn gwneud penderfyniadau awtomataidd, ac felly bydd unrhyw benderfyniad a wneir gennym ni, sy'n effeithio arnoch chi, bob amser yn cynnwys ymyriad dynol. Rydym ar adegau'n mynd ati i broffilio ac olrhain cynnydd disgyblion i'n galluogi fel ysgol i dargedu gwasanaethau i'r rhai y mae angen cymorth a chefnogaeth arnynt.

Yr hawl i gwyno am drin data

Mae'r ysgol yn pennu safonau uchel ar gyfer casglu data personol a'i ddefnyddio'n briodol. Felly rydym yn ymdrin ag unrhyw gwynion am drin data o ddifrif. Rydym yn eich annog i dynnu ein sylw at ddefnydd annheg o ddata, lle mae'n gamarweiniol neu'n amhriodol ac rydym hefyd yn croesawu awgrymiadau ar gyfer gwella.

Datrysiad Anffurfiol:

Yn y lle cyntaf, gofynnwn i chi geisio datrys materion trin data'n uniongyrchol â'r Pennaeth neu unrhyw aelod o'r uwch-dîm arweinyddiaeth. Rydym yn ymroddedig i drin data'n briodol ac rydym yn hyderus y gallwn ddatrys y rhan fwyaf o faterion yn anffurfiol.

Datrysiad Ffurfiol:

Gallwch ofyn am ymchwiliad i'ch mater drwy ysgrifennu at: y Swyddog Diogelu Data: diogelu.data@abertawe.gov.uk

Os ydych dal yn anfodlon yn dilyn yr ymateb i'ch cyswllt â'r ysgol, os yw'n ymwneud â materion trafod data, gallwch godi'r mater gyda'r Comisiynydd Gwybodaeth. Ni chodir tâl am gysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth a gofyn am ei gymorth.

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth – Cymru
2il Lawr, Tŷ Churchill
Ffordd Churchill
Caerdydd
CF10 2HH

Ffôn: 029 2067 8400

Ffacs: 029 2067 8399

E-bost: wales@ico.org.uk